Trong bối cảnh chuyển đổi số và hiện đại hóa công tác quản lý thuế, thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng trở thành một yêu cầu quan trọng đối với doanh nghiệp. Từ năm 2025, các quy định về điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt có nhiều thay đổi đáng chú ý, đặc biệt liên quan đến việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Đáng chú ý, Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế GTGT, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025. Bên cạnh đó, Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế TNDN (Luật số 67/2025/QH15), được ban hành ngày 15/12/2025 và áp dụng từ kỳ tính thuế TNDN năm 2025.

Những thay đổi này đặt ra yêu cầu đối với doanh nghiệp trong việc rà soát phương thức thanh toán, hoàn thiện hồ sơ, chứng từ và bảo đảm tuân thủ đầy đủ các điều kiện về thanh toán không dùng tiền mặt nhằm hạn chế rủi ro trong quá trình kê khai, khấu trừ thuế GTGT và xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định về thuế GTGT

1. Một trong những nội dung đáng chú ý của Nghị định 181/2025/NĐ-CP là quy định tại Điều 26 về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Theo đó, cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT). Điểm cần lưu ý là mức 05 triệu đồng được xác định theo giá trị hàng hóa, dịch vụ đã bao gồm thuế GTGT, trong cùng một ngày, cùng một người nộp thuế, khác với cách hiểu đơn thuần là giá trị trước thuế hay giá trị trên một hóa đơn, chứng từ.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được hiểu là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thanh toán không dùng tiền mặt (Nghị định số 52/2024/NĐ-CP ngày 15/5/2024). Đáng chú ý, việc bên mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán không được coi là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT.

Doanh nghiệp cũng không thể chia nhỏ giao dịch để tránh điều kiện thanh toán. Nếu mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một người nộp thuế, mỗi lần dưới 05 triệu đồng nhưng nhiều lần trong cùng một ngày và tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Ví dụ: Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp tên A (một người nộp thuế tên A) trong cùng một ngày:

-         Lần 1: 2 triệu đồng;

-         Lần 2: 1.5 triệu đồng;

-         Lần 3: 2 triệu đồng.

Tổng giá trị mua trong ngày là 5.5 triệu đồng. Trường hợp này, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để bảo đảm điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

2. Những hình thức thanh toán đặc thù vẫn được chấp nhận

Quy định về thanh toán không dùng tiền mặt không chỉ giới hạn ở hình thức chuyển khoản ngân hàng thông thường.

Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định một số trường hợp đặc thù, chẳng hạn thanh toán bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào và bán ra, thanh toán thông qua bên thứ ba, thanh toán bằng cổ phiếu hoặc trái phiếu và một số trường hợp khác. Tuy nhiên, mỗi hình thức phải đáp ứng các điều kiện về hợp đồng, biên bản đối chiếu, xác nhận công nợ hoặc chứng từ liên quan.

Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ lưu một chứng từ kế toán đơn lẻ mà cần xây dựng đầy đủ hồ sơ thanh toán phù hợp với từng phương thức.

Mua hàng trả chậm, trả góp từ 05 triệu đồng: Đối với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm hoặc trả góp có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi chưa đến thời hạn thanh toán và chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Tuy nhiên, khi đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng mà doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tương ứng với phần không đáp ứng điều kiện thanh toán. Quy định này có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp thường xuyên mua nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị hoặc dịch vụ theo phương thức trả chậm.

Người lao động thanh toán thay doanh nghiệp: Một vấn đề thực tế thường gặp là nhân viên đi công tác hoặc được doanh nghiệp giao mua hàng hóa, dịch vụ và sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán. Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, trường hợp hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu thuế GTGT được người lao động thanh toán không dùng tiền mặt, sau đó doanh nghiệp hoàn trả cho người lao động cũng bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, thì có thể đáp ứng điều kiện khấu trừ nếu thực hiện theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

3. Quy định về thanh toán không dùng tiền mặt khi tính thuế TNDN

Nếu quy định của thuế GTGT tập trung vào điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào, thì Nghị định 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 đặt ra yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt trong việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật thuế TNDN số 67/2025/QH15 và các văn bản sửa đổi: Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Mua dưới 05 triệu đồng nhưng nhiều lần trong ngày: Tương tự thuế GTGT, Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một người bán có giá trị dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày và tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì khoản chi chỉ được tính vào chi phí được trừ nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý trong việc kiểm soát công nợ và thanh toán. Việc chia hóa đơn hoặc chia nhỏ giao dịch không làm mất đi yêu cầu về thanh toán không dùng tiền mặt nếu tổng giá trị mua trong ngày đạt ngưỡng quy định.

4. Một số lưu ý để doanh nghiệp hạn chế rủi ro thuế

Từ các quy định trên, đơn vị cần quản lý chặt chẽ, đồng bộ từ Hợp đồng => hóa đơn => công nợ => thanh toán => chứng từ ngân hàng => hồ sơ nội bộ.

Đặc biệt, các bộ phận liên quan thực hiện các công việc sau:

-         Rà soát tất cả khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên;

-         Theo dõi tổng giá trị mua của từng nhà cung cấp trong cùng ngày, tránh bỏ sót trường hợp nhiều hóa đơn nhỏ cộng lại vượt ngưỡng;

-         Không sử dụng hình thức nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của người bán để đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt;

-         Theo dõi riêng các khoản công nợ mua trả chậm, trả góp và thời hạn thanh toán.

 Quy định về thanh toán không dùng tiền mặt theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP và Nghị định 320/2025/NĐ-CP đang tạo ra một mối liên kết ngày càng rõ giữa dòng tiền thực tế của doanh nghiệp và hồ sơ thuế.

Đối với thuế GTGT, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là một trong những điều kiện quan trọng để khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên. Đối với thuế TNDN, khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từ 05 triệu đồng trở lên về nguyên tắc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.

Do đó, doanh nghiệp cần coi thanh toán không dùng tiền mặt không chỉ là một phương thức thanh toán hiện đại mà còn là một mắt xích quan trọng trong hệ thống kiểm soát thuế và kế toán. Việc chuẩn hóa ngay từ khâu ký hợp đồng, lập hóa đơn, ghi nhận công nợ đến khi thanh toán sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ bị loại thuế GTGT đầu vào hoặc loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN./.