Trong quá trình thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp có thể nhận tiền của khách hàng trước khi hoàn thành dịch vụ dưới nhiều hình thức như đặt cọc, tạm ứng hoặc thanh toán trước.

Theo khoản 2, Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ:

“Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.”

Như vậy, khi nhận tiền trước, doanh nghiệp cần xác định khoản tiền đó là tiền đặt cọc nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng hay là tiền khách hàng trả trước cho dịch vụ.

1. Tiền đặt cọc: Mục đích là bảo đảm thực hiện hợp đồng

Theo Điều 328 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13:

“Đặt cọc là việc một bên (sau đây gọi là bên đặt cọc) giao cho bên kia (sau đây gọi là bên nhận đặt cọc) một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác (sau đây gọi chung là tài sản đặt cọc) trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.”

Như vậy, đặc điểm quan trọng nhất của tiền đặt cọc là mục đích bảo đảm việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.

Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015 đồng thời quy định cơ chế xử lý tài sản đặt cọc. Trường hợp hợp đồng được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền. Trường hợp một bên từ chối giao kết, thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc được xử lý theo quy định của pháp luật dân sự, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Điều này cho thấy, mặc dù trong một số trường hợp tiền đặt cọc có thể được bù trừ vào nghĩa vụ thanh toán khi hợp đồng được thực hiện, mục đích ban đầu của khoản tiền vẫn là bảo đảm cho việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.

Đối với hợp đồng cung cấp dịch vụ, nếu khoản tiền khách hàng giao cho doanh nghiệp thực sự đáp ứng bản chất của tiền đặt cọc theo Điều 328 Bộ luật Dân sự và nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng, thì thuộc trường hợp ngoại lệ quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Doanh nghiệp không phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận khoản tiền đặt cọc này.

2. Tiền tạm ứng: Khoản tiền trả trước cho dịch vụ

Khác với tiền đặt cọc, tiền tạm ứng về bản chất là khoản tiền khách hàng trả trước cho dịch vụ mà doanh nghiệp có nghĩa vụ cung cấp.

Khoản tiền này gắn trực tiếp với giá trị dịch vụ: thường được xác định là một phần giá trị hợp đồng và được bù trừ vào số tiền khách hàng phải thanh toán sau khi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ.

Ví dụ, hợp đồng cung cấp dịch vụ trị giá 1 tỷ đồng quy định khách hàng thanh toán trước 30%, tương đương 300 triệu đồng. Khoản 300 triệu đồng này được tính vào giá trị hợp đồng và bù trừ vào nghĩa vụ thanh toán của khách hàng.

Trong trường hợp này, khoản tiền có bản chất là tiền thanh toán trước cho dịch vụ. Do đó, doanh nghiệp phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

3. Phân biệt tiền đặt cọc và tiền tạm ứng

Trong thực tế, không ít hợp đồng sử dụng các thuật ngữ như “đặt cọc”, “tạm ứng”, “thanh toán trước” cho các khoản tiền khách hàng chuyển trước. Vì vậy, để xác định đúng nghĩa vụ lập hóa đơn, doanh nghiệp nên xem xét ba yếu tố sau:

- Thứ nhất, mục đích của khoản tiền: Nếu khoản tiền được giao nhằm bảo đảm việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng, đây là dấu hiệu quan trọng của tiền đặt cọc. Nếu khoản tiền được giao để thanh toán trước cho dịch vụ, đây là dấu hiệu của tiền tạm ứng hoặc thanh toán trước.

- Thứ hai, cách thức xử lý khoản tiền: Tiền đặt cọc thường có thỏa thuận về việc trả lại, cấn trừ hoặc xử lý khi một bên từ chối giao kết, thực hiện hợp đồng. Trong khi đó, tiền tạm ứng được xác định là một phần khoản thanh toán cho dịch vụ và được bù trừ vào giá trị mà khách hàng phải trả.

- Thứ ba, mối quan hệ giữa khoản tiền và giá trị dịch vụ: Nếu khoản tiền được xác định ngay là một phần giá trị dịch vụ khách hàng phải thanh toán thì cần xem xét đây là tiền trả trước cho dịch vụ, kể cả khi hợp đồng sử dụng tên gọi “đặt cọc”. Ngược lại, nếu khoản tiền tồn tại với mục đích bảo đảm độc lập và chỉ được xử lý theo cơ chế đặt cọc khi hợp đồng được thực hiện hoặc vi phạm thì có cơ sở xác định là tiền đặt cọc.

Do đó, không nên chỉ căn cứ vào tên gọi của khoản tiền, cần xem xét tổng thể nội dung hợp đồng, mục đích giao tiền, quyền và nghĩa vụ của các bên và cơ chế xử lý khoản tiền đó.

4. Không phải cứ ghi “đặt cọc” trong hợp đồng thì đều được coi là tiền đặt cọc

Giả sử hợp đồng cung cấp dịch vụ trị giá 1 tỷ đồng quy định:

“Bên B đặt cọc cho Bên A số tiền 300 triệu đồng, tương đương 30% giá trị hợp đồng.”

Nếu các điều khoản tiếp theo quy định 300 triệu đồng này được dùng để thanh toán tiền dịch vụ và bù trừ trực tiếp vào giá trị hợp đồng, trong khi không có cơ chế xử lý riêng của khoản tiền đặt cọc khi một bên từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng, thì cần xem xét lại bản chất của khoản tiền.

Nếu thực chất đây là 30% giá trị dịch vụ được khách hàng thanh toán trước, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào từ “đặt cọc” để xác định đây là khoản tiền không phải lập hóa đơn.

Ngược lại, nếu 300 triệu đồng thực sự được giao nhằm bảo đảm việc thực hiện hợp đồng, có thời hạn đặt cọc và có thỏa thuận về cách xử lý khoản tiền này khi một bên từ chối hoặc vi phạm hợp đồng, thì có cơ sở xác định đây là tiền đặt cọc.

Như vậy, cùng là khoản tiền 300 triệu đồng và cùng được gọi là “đặt cọc”, nhưng cách xác định nghĩa vụ lập hóa đơn có thể khác nhau tùy thuộc vào bản chất thực tế của giao dịch.

5. Doanh nghiệp nên quy định thế nào trong hợp đồng?

Để hạn chế rủi ro khi xác định thời điểm lập hóa đơn, doanh nghiệp nên thể hiện rõ bản chất và cơ chế xử lý của khoản tiền ngay trong hợp đồng.

Nếu là tiền đặt cọc, nên quy định rõ:

- Mục đích đặt cọc là bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng;

- Thời hạn đặt cọc;

- Trường hợp trả lại hoặc cấn trừ tiền đặt cọc;

- Cách xử lý tiền đặt cọc khi một bên từ chối hoặc vi phạm hợp đồng.

Nếu là tiền tạm ứng hoặc thanh toán trước, nên quy định rõ:

- Khoản tiền là tiền trả trước cho dịch vụ;

- Khoản tiền được cấn trừ vào giá trị hợp đồng;

- Mốc thanh toán và nghĩa vụ cung cấp dịch vụ tương ứng.

Việc thể hiện đúng bản chất khoản tiền trong hợp đồng giúp doanh nghiệp thống nhất giữa hợp đồng, chứng từ thanh toán, hạch toán kế toán và hóa đơn điện tử, đồng thời hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu hồ sơ.

Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ, khi khách hàng chuyển tiền trước, doanh nghiệp cần xác định bản chất của khoản tiền trước khi xác định thời điểm lập hóa đơn. Nếu đó là tiền đặt cọc đúng bản chất theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, nhằm bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng thì không phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền. Nếu đó là khoản tiền khách hàng trả trước cho giá trị dịch vụ thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Vì vậy, yếu tố cần xem xét không phải khoản tiền được gọi là gì, mà là khoản tiền được giao để bảo đảm hợp đồng hay để thanh toán trước cho dịch vụ./.