Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong lĩnh vực tài chính – thuế, việc các hộ kinh doanh nhỏ lẻ chủ động khởi tạo và sử dụng máy tính tiền không còn là sự lựa chọn mang tính tiện ích, mà đã trở thành một yêu cầu bắt buộc về mặt pháp lý. Không chỉ giúp quản lý doanh thu minh bạch và hiệu quả hơn, máy tính tiền còn đóng vai trò như một "cầu nối" giữa người kinh doanh và cơ quan thuế, đảm bảo tuân thủ đúng quy định về hóa đơn điện tử, kê khai thu nhập và nghĩa vụ thuế.

Việc đầu tư vào hệ thống máy tính tiền ban đầu có thể gây không ít e ngại đối với các hộ kinh doanh nhỏ, nhưng về lâu dài, đây là bước đi cần thiết để tăng tính chuyên nghiệp, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng quy mô kinh doanh trong tương lai. Khi hệ thống thuế ngày càng minh bạch và hiện đại hóa, người kinh doanh cần sẵn sàng thích ứng để không bị tụt lại phía sau.

Cơ sở pháp lý và xu hướng chuyển đổi số trong quản lý thuế

Những năm gần đây, ngành thuế Việt Nam đã có bước tiến mạnh mẽ trong chuyển đổi số, với trọng tâm là triển khai hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Theo quy định, các hộ kinh doanh có doanh thu từ mức nhất định (thường từ 100 triệu đồng/năm trở lên) được yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử và kê khai đầy đủ nghĩa vụ thuế.

Đặc biệt, trong năm 2023–2024, Tổng cục Thuế đã triển khai thí điểm mô hình máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế tại nhiều tỉnh thành như Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, Quảng Ninh… Đây là bước đi nhằm hiện thực hóa mục tiêu chống thất thu thuế, kiểm soát dòng tiền và tạo lập môi trường kinh doanh công bằng, minh bạch.

Theo đó, tại Nghị quyết 138/NQ-CP năm 2025 thì Chính phủ đã quyết định ban hành Kế hoạch hành động của Chính phủ thực hiện Nghị quyết 68-NQ/TW năm 2025 của Bộ Chính trị về phát triển kinh tế tư nhân ban hành kèm theo Nghị quyết 138/NQ-CP năm 2025.

Theo đó, tại Nghị quyết 138/NQ-CP năm 2025 thì Chính phủ đã quyết định ban hành Kế hoạch hành động của Chính phủ thực hiện Nghị quyết 68-NQ/TW năm 2025 của Bộ Chính trị về phát triển kinh tế tư nhân ban hành kèm theo Nghị quyết 138/NQ-CP năm 2025.

Cụ thể đối với các quy định về hóa đơn chứng từ thì Chính phủ đã có một số yêu cầu như sau: Triển khai quyết liệt Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, đảm bảo từ ngày 01/6/2025 hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên) và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng), triệt để sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền) là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng được quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Máy tính tiền – Công cụ hỗ trợ tuân thủ pháp lý

- Máy tính tiền là hệ thống tính tiền bao gồm một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc một hệ thống gồm nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các giao dịch bán hàng, số liệu bán hàng.

Việc sử dụng máy tính tiền mang lại nhiều lợi ích không chỉ ở góc độ quản lý nội bộ mà còn đảm bảo tuân thủ pháp lý một cách đầy đủ:

•         Tự động phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ ngay sau khi giao dịch hoàn tất.

•         Kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý thuế, giúp báo cáo doanh thu minh bạch, chính xác.

•         Giảm thiểu rủi ro bị xử phạt hành chính do sai sót trong kê khai thuế.

•         Hỗ trợ các hộ kinh doanh nhỏ tiếp cận nhanh hơn với mô hình quản lý chuẩn hóa, tăng tính chuyên nghiệp và khả năng cạnh tranh.

Hầu hết các hệ thống máy tính tiền hiện nay đều được tích hợp phần mềm quản lý bán hàng và hóa đơn điện tử theo chuẩn của Tổng cục Thuế. Điều này giúp người kinh doanh không cần phải thao tác phức tạp hay lo ngại về kiến thức kỹ thuật.

Rủi ro pháp lý nếu không triển khai đúng quy định

Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn, các hộ kinh doanh không phát hành hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc không kê khai đúng doanh thu thực tế có thể bị:

•         Phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng với hành vi không lập hóa đơn.

•         Truy thu thuế, truy cứu trách nhiệm nếu có hành vi gian lận.

•         Bị đưa vào danh sách "hộ kinh doanh rủi ro cao" trong quản lý thuế.

Vì vậy, việc khởi tạo máy tính tiền không chỉ là bước đi cần thiết để bảo vệ chính mình trước pháp luật, mà còn là yếu tố then chốt giúp hộ kinh doanh phát triển bền vững, chuyên nghiệp và minh bạch trong thời đại số.

Lời kết

Thay vì lo ngại những thay đổi trong chính sách thuế và quản lý kinh doanh, các hộ kinh doanh nhỏ lẻ nên xem đây là cơ hội để nâng cấp hệ thống vận hành, tạo dựng uy tín và chuẩn hóa quy trình hoạt động. Việc triển khai máy tính tiền là bước đầu tiên – và cũng là bước quan trọng – giúp người kinh doanh thích ứng với xu thế hiện đại, đồng thời đảm bảo tuân thủ pháp luật một cách toàn diện.

Nguồn: Thuvienphapluat.vn