Trong kỷ nguyên chuyển đổi số mạnh mẽ như hiện nay, việc số hóa tài liệu lưu trữ đang trở thành một xu hướng không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí và thời gian mà việc số hóa tài liệu còn mang lại khả năng truy xuất nhanh chóng và bảo mật cao.

Nhận thức được tầm quan trọng của xu hướng này, Công ty Cổ phần Tin học, Công nghệ, Môi trường - Vinacomin (VITE) đã chú trọng đến việc đào tạo nguồn nhân lực và đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT). Cụ thể, Công ty đã cử 30 cán bộ tham gia khóa học chứng chỉ văn thư lưu trữ nhằm trang bị kiến thức chuyên sâu về công tác lưu trữ tài liệu, quy trình số hóa và các quy định pháp lý liên quan.

Bên cạnh đó, Công ty cũng đầu tư các hệ thống trang thiết bị mới và hiện đại, tân tiến nhất, bao gồm máy tính cấu hình cao, máy chụp hình và máy scan chất lượng tốt nhất. Việc trang bị này giúp quá trình chuyển đổi tài liệu từ bản giấy sang dạng số được thực hiện nhanh chóng và chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả tìm kiếm và quản lý tài liệu trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn bao giờ hết.

Vào cuối năm 2024, nhờ công tác chuẩn bị tốt về nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng CNTT, Công ty VITE đã ký kết hợp đồng số hóa tài liệu lưu trữ với Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam (TKV). Đây là một đối tác quan trọng, đánh dấu bước đi tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ số hóa vào hoạt động lưu trữ tài liệu.

Với mục tiêu tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả cho công trình số hóa tài liệu nêu trên, Công ty đặc biệt chú trọng đến không gian làm việc của các cán bộ nhân viên. Phòng làm việc được trang bị đầy đủ tiện nghi, sạch đẹp với các trang thiết bị hiện đại, tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào công việc mà không bị phân tâm. Không gian làm việc không chỉ giúp tăng năng suất lao động mà còn thể hiện quyết tâm của công ty đối với sự phát triển bền vững trong lĩnh vực này.

Một số hình ảnh phòng làm việc của đội số hóa tại tòa nhà Vinacomin số 3 Dương Đình Nghệ

Việc số hóa tài liệu không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn giúp giảm thiểu chi phí lưu trữ, bảo quản tài liệu vật lý. Tài liệu số hóa dễ dàng tìm kiếm, truy xuất và chia sẻ, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát tài liệu. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh các doanh nghiệp đang ngày càng hướng tới việc số hóa toàn diện quy trình làm việc và quản lý dữ liệu.

Việc ký kết hợp đồng số hóa tài liệu chỉ là bước khởi đầu trong chiến lược phát triển dài hạn của Công ty VITE. Công ty sẽ tiếp tục đầu tư công nghệ mới, nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên và cải thiện cơ sở hạ tầng để duy trì và phát triển bền vững dịch vụ số hóa tài liệu.

Sự tiên phong trong lĩnh vực này không chỉ giúp Công ty khẳng định vị thế trong TKV mà còn đóng góp vào xu thế chuyển đổi số mạnh mẽ đang diễn ra trong nhiều ngành nghề. Công ty VITE tự hào khi trở thành đối tác đáng tin cậy của TKV và các đơn vị trong và ngoài TKV trong việc triển khai các giải pháp số hóa hiệu quả, tiết kiệm và an toàn./.