Theo Quyết định số 301/QĐ-VITE ngày 30/5/2012 của Giám đốc, kể từ ngày 1/06/2012, Công ty Cổ phần Tin học, Công nghệ, Môi trường Vinacomin (VITE) đã chính thức sử dụng hệ thống văn bản điện tử mang tên VITE-PortalOffice trong công tác quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp.

VITE-PortalOffice được thiết kế trên cơ sở phần mềm PortalOffice, là hệ thống được xây dựng trên giao diện Website, tích hợp các chương trình quản lý với các tính năng quản lý công văn, xử lý hồ sơ công việc, quản lý công việc, quy trình, lịch cơ quan, lịch công tác, các nghiệp vụ văn phòng khác, quản lý hồ sơ nhân sự, tài liệu cá nhân, tin nhắn nội bộ, danh bạ, diễn đàn thảo luận nội bộ…vv

Việc sử dụng văn phòng điện tử được ví như là “cách mạng số hóa” trong công ty: chuyển đổi các tài liệu giấy thành dữ liệu điện tử, tin học hóa hệ thống thông tin quản lý và điều hành.

Mô hình văn phòng điện tử VITE-PortalOffice

Ứng dụng Văn phòng điện tử giúp chuẩn hóa quy trình hoạt động tác nghiệp, quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan như văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ …Trong công ty sẽ không còn hình ảnh văn thư tất bật đến từng phòng ban để truyền đạt thông tin…Đó chỉ là những chi tiết nhỏ nói lên hiệu quả của việc ứng dụng mô hình Văn phòng điện tử vào hoạt động quản lý và điều hành công việc.

Việc lưu trữ và tổ chức thông tin khoa com et les autres topcasinosenligne.com . học cũng mang lại khả năng khai thác kho dữ liệu dùng chung và tạo lập tài sản cho tổ chức, chia sẻ tài nguyên tốt hơn và giảm rủi ro mất mát thông tin. Những tài sản thông tin “số hóa” có thể được bảo quản lên tới hàng trăm năm và không mất nhiều thời gian khi cần tìm lại.

Về hiệu quả quản lý, nhờ ứng dụng văn phòng điện tử với sự phân quyền cụ thể, lãnh đạo công ty sẽ được hỗ trợ tối đa từ việc theo dõi tình trạng xử lý công việc, dự án… cho đến kiểm tra, trích xuất thông tin ngay cả khi đi công tác xa để ra quyết định điều hành công việc kịp thời.

Qua việc ứng dụng quản lý công văn và văn phòng điện tử, các CBCNV sẽ được từng bước tạo thói quen trong môi trường làm việc cộng tác qua mạng và sử dụng thông tin điện tử, nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc và quản lý, góp phần từng bước cải cách hành chính.

Từ những tính năng tiên tiến và ưu việt này, Văn phòng điện tử sẽ đóng góp một nét văn hoá mới cho công ty, giúp xóa bỏ dần thói quen làm việc trên các phương tiện thủ công, xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn.

P. Hà